Dalam upaya meningkatkan kualitas hidup masyarakat di Desa Girimargo, pemerintah desa aktif melaksanakan berbagai program bantuan sosial. Bantuan ini mencakup berbagai bentuk, seperti bantuan tunai, sembako, serta bantuan untuk pendidikan dan kesehatan. Namun, pengelolaan data bantuan sosial sering kali menghadapi tantangan, seperti kurangnya sistem informasi yang terintegrasi, kesulitan dalam pelaporan, dan masalah transparansi.

Untuk mengatasi masalah-masalah tersebut, program kerja Kuliah Kerja Nyata (KKN) Mono Disiplin 1 dilaksanakan dengan fokus pada manajemen data bantuan sosial. Program ini bertujuan untuk memperbaiki sistem pengelolaan data bantuan sosial agar lebih efektif dan transparan, serta memastikan bantuan yang diberikan tepat sasaran dan sesuai kebutuhan masyarakat.

Dalam konteks ini, tim KKN berkomitmen untuk mengimplementasikan sistem manajemen data yang terintegrasi, yang melibatkan tiga aspek utama: input data, kategorisasi data, dan manajemen data. Melalui pendekatan ini, diharapkan proses pengelolaan bantuan sosial di Desa Girimargo dapat dilakukan dengan lebih sistematis, akurat, dan efisien.

1. Input Data

Aktivitas pertama dalam manajemen data bantuan sosial adalah proses input data. Dilakukan  pengumpulan data dari berbagai sumber, termasuk data penerima bantuan sosial yang telah ada, serta data yang baru muncul dari pengajuan bantuan menggunakan excel yang kemudian di print secara manul.

• Sumber Data: Data dikumpulkan dari perangkat desa, catatan administrasi bantuan sosial, dan hasil survei langsung kepada warga yang berpotensi menerima bantuan.
• Proses Input: Data dimasukkan ke dalam sistem manajemen yang baru dirancang untuk web desa Girimargo. Setiap entri mencakup informasi penting seperti nama penerima, dan hal lainnya.
• Validasi: Setelah input data, dilakukan pemeriksaan untuk memastikan akurasi dan konsistensi informasi. Dilakukan cross-check antara data yang dimasukkan dengan dokumen fisik untuk meminimalisir kesalahan.

2. Kategorisasi Data

Setelah data diinput, langkah berikutnya adalah kategorisasi data. Kategorisasi ini bertujuan untuk memudahkan pengelolaan, pemantauan, dan pelaporan.

• Kategorisasi Bantuan: Data bantuan sosial dibagi menjadi beberapa kategori berdasarkan jenis bantuan, seperti bantuan tunai, sembako, pendidikan, dan kesehatan.
• Kategorisasi Penerima: Data penerima bantuan dikelompokkan berdasarkan kriteria seperti keluarga miskin, penyandang disabilitas, dan lansia.
• Pengkodean: Setiap kategori diberikan kode unik untuk memudahkan pencarian dan pemfilteran data dalam sistem.

3. Manajemen Data

Manajemen data adalah proses yang berkelanjutan yang mencakup pemantauan, pembaharuan, dan pelaporan.

• Pemformatan: Kemudian dilakukan Pemformatan dalam kategorisasi data termasuk melakukan labelling data agar lebih mudah untuk dicari
• Pembaharuan: Data yang sudah ada perlu diperbaharui secara berkala untuk mencerminkan perubahan terhadap data yang selalu berubah.

Penutup

Dengan sistem input data yang sudah dilakukan pemformatan terhadap pengkategorisasiannya memudahkan administrasi desa dalam mencari data yang ada seperti jika terdapat data posyandu yang terdiri dari 7 buah posyandu maka pemformatannya akan dilakukan menjadi (PYS-001 hingga PYS-002) dimana PYS akan merepresentasikan posyandu